Бизнес-процесс "Управление проектом" предназначен для любых организаций, работающих в режиме многозадачности.

Позволяет сократить бюрократическую нагрузку, поддерживает высокую эффективность выполнения работ.

Процесс легко автоматизировать в информационной системе.
Описание процесса "Управление проектом"
На верхнем уровне процесс содержит 3 подпроцесса:
- Инициирование и планирование проекта,
- Выполнение проектных работ,
- Закрытие проекта.
Каждый из которых описан более подробно.
Зафиксировать инициацию проекта:
Если поступило предложение по запуску проекта, Руководитель проектного офиса ставит себе задачу в информационной системе "Оценить целесообразность проекта".
Соисполнителем задачи ставит Инициатора проекта и Генерального директора.
В поставленной задаче Руководитель проекта описывает свою оценку целесообразности открытия проекта и указывает:
- предпосылки проекта,
- цели проекта,
- результаты проекта,
- бюджет проекта.

Оценить проект на целесообразность запуска
Руководитель проектного офиса принимает решение о запуске проекта.

Зафиксировать решение не открывать проект
Если проект не запускается, то в задаче описывается аргументация, причина, по которой принято решение об отказе.

Создать паспорт проекта
Руководитель проектного офиса формирует Паспорт проекта, заполняет данные:
- предпосылки проекта,
- цели проекта,
- результаты проекта,
- оргструктуру проекта (частично).

Руководитель проектного офиса назначает Руководителя проекта.

Заполнить Паспорт проекта
Руководитель проекта вносит дополнительные данные в Паспорт проекта:
- Организационная структура проекта;
- План проектных работ.

Сформировать Команду проекта
После формирования основной информации о проекте Руководитель проекта формирует Команду проекта, проводит презентацию проекта Команде, разрабатывает мотивационный принцип.
Вносит изменения в Паспорт проекта и согласовывает его с Руководителем проектного офиса.

Утвердить Команду проекта
Руководитель проекта утверждает Команду проекта и Паспорт проекта.

Поставить задачу Исполнителю
Руководитель проекта ставит задачи Исполнителям.
Обязательные элементы задачи:
- название задачи,
- описание задачи (указывается результат, который необходимо получить),
- ответственный исполнитель,
- срок задачи.

Принять задачу по проекту
Исполнитель получает уведомление о новой поставленной задаче.
ВАЖНО:
Ответная реакция на поставленную задачу должна быть осуществлена в течение 24 часов после ее постановки.

Регулярное текущее информирование о ходе выполнения задач
Исполнитель ежедневно в первой половине дня вносит комментарий по поставленной задаче по схеме:
- что сделано,
- что планирую сделать,
- чем мне нужно помочь.

Контроль выполнения поставленной задачи
Руководитель проекта ежедневно отслеживает отчеты Исполнителей по задачам, комментирует их, проводит индивидуальные и групповые совещания.

Принять результаты выполненной задачи
После того, как задача выполнена, Постановщик задачи получает уведомление о завершении и подтверждает принятие, либо возвращает в работу.

Согласовать результаты со стейк-холдерами
После выполнения очередного этапа проекта Руководитель проекта согласовывает результаты со всеми ключевыми людьми у Заказчика. Если кто-то из стейк-холдеров не согласен с результатами, то Руководитель проекта организует встречу с Исполнителями проекта и разрабатывает решение.
Результаты согласования со стейк-холдерами отображаются в Отчете по выполнению проекта.

Сформировать отчет по выполнению очередного этапа проекта
Руководитель проекта формирует и редактирует Отчет по выполнению проекта

Сформировать отчет по выполнению проекта
Руководитель проекта после завершения всех работ в проекте редактирует Отчет по выполнению проекта.

Провести презентацию результатов проекта Заказчику
Руководитель проекта проводит презентацию результатов проекта Заказчику.
Сформировать предложение по мотивации
Руководитель проекта производит расчет согласно Мотивационному принципу, сформированному при старте проекта.

Сформировать кейс проекта
Руководитель проекта формирует кейс проекта, информацию о проекте для размещения в маркетинговых целях.

Завершить проект
Руководитель проектного офиса формирует и закрывает акт выполненных работ.
Завершенный проект это:
- получен, сформирован результат проекта,
- подписан акт выполненных работ,
- получена оплата от Заказчика,
- получена обратная связь от Заказчика,
- сформирован Кейс проекта.
Описание должностей / ролей
Руководитель проектного офиса

Руководитель проектного офиса выполняет функционал:
- Зафиксировать инициацию проекта
- Оценить проект на целесообразность запуска
- Зафиксировать решение не открывать проект
- Создать паспорт проекта
- Утвердить Команду проекта
- Завершить проект

Руководитель проектного офиса получает от:

Заказчика:
- Оплата Заказчика
- Отзыв Заказчика

Инициатора проекта:
- Инициатива по организации проекта

Руководителя проекта:
- Мотивационный принцип
- Отчет по выполнению проекта
- Паспорт проекта
- Предложение по мотивации

Руководитель проектного офиса передает:

Генеральному директору:
- Задача "Согласовать запуск проекта с Генеральным директором"

Заказчику:
- Акт выполненных работ
- Счет на оплату

Руководителю проекта:
- Паспорт проекта
- Ресурсы для проекта

Руководитель проекта

Руководитель проекта выполняет функционал:
- Заполнить Паспорт проекта
- Сформировать Команду проекта
- Поставить задачу Исполнителю
- Контроль выполнения поставленной задачи
- Принять результаты выполненной задачи
- Согласовать результаты со стейк-холдерами
- Сформировать отчет по выполнению очередного этапа проекта
- Сформировать отчет по выполнению проекта
- Провести презентацию результатов проекта Заказчику
- Сформировать предложение по мотивации
- Сформировать кейс проекта

Руководитель проекта получает от:

Руководителя проектного офиса:
- Паспорт проекта
- Ресурсы для проекта

Исполнителя:
- Отчет о выполненной задаче

Руководитель проекта передает:

Руководителю проектного офиса:
- Паспорт проекта
- Мотивационный принцип
- Отчет по выполнению проекта
- Предложение по мотивации
- Кейс проекта

Заказчику:
- Результат проекта

Исполнитель

Исполнитель выполняет функционал:
- Принять задачу по проекту
- Регулярное текущее информирование о ходе выполнения задач

Исполнитель получает от:

Руководителя проекта:
- Задача по проекту

Исполнитель передает:

Руководителю проекта:
- Отчет о выполненной задаче
Документы процесса
Инициатива по организации проекта - это информация, предложение, которое может поступать в любом виде. Поступившая инициатива должна быть зафиксирована в задаче Руководителем проектного офиса.

Задача "Согласовать запуск проекта с Генеральным директором" - это информация, зафиксированная в информационной системе (CRM, ERP, ...).
Обязательно содержит:
- предпосылки проекта,
- цели проекта,
- результаты проекта,
- бюджет проекта.

Паспорт проекта - это документ, который содержит обязательную информацию:
- Предпосылки проекта,
- Цели проекта,
- Результаты проекта,
- Организационная структура проекта,
- План проектных работ.

Мотивационный принцип - документ, описывающий размер фонда оплаты труда и способ расчета гонораров Исполнителей проекта.

Задача по проекту - электронный документ, создаваемый в информационной системе.
Задача по проекту содержит информацию:
- название задачи,
- описание задачи (указывается результат, который необходимо получить),
- постановщик задачи,
- ответственный исполнитель,
- срок выполнения задачи.

Отчет о выполненной задаче - информация в информационной системе, привязанная к поставленной задаче.
Отчет о выполненной задаче формируется Исполнителем ежедневно и содержит информацию:
- что сделано,
- что планирую сделать,
- чем мне нужно помочь.

Отчет по выполнению проекта - документ в информационной системе, который содержит информацию о промежуточных результатах проекта и о конечном результате проекта.
Отчет по выполнению проекта редактируется в течение всего проекта по мере выполнения работ.

Предложение по мотивации - документ, содержащий информацию о размере гонорара Исполнителей проекта после выполнения работ по проекту.

Кейс проекта - это информация о проекте, которая размещается в маркетинговых материалах после выполнения проекта.
Для адаптации и внедрения бизнес-процесса в Вашей организации оставьте заявку любым удобным способом.
Соберем проблематику, разработаем решения, сформируем пакет регламентов для каждой должности, подготовим техническое задание для автоматизации бизнес-процесса.