Предлагаемый вариант бизнес-процесса "Постановка и контроль выполнения задач" обеспечивает прозрачность и своевременное устранение возникающих несоответствий.

Процесс легко автоматизировать в информационной системе и подходит для организаций любого размера.
Описание процесса
"Постановка и контроль выполнения задач"
В процессе участвуют 2 роли:
- Постановщик задачи
- Исполнитель задачи
Сформулировать задачу:
Формулировка задачи содержит действие, которое необходимо выполнить.

ВАЖНО: задача не должна дублировать стандартный функционал сотрудника.

Если задача повторяет функции, которые сотрудник должен выполнять согласно своим прямым обязанностям, то снижается уровень исполнительской дисциплины. Увеличивается риск возникновения негласного правила "ставится задача - есть работа, задача не поставлена - нет работы".
Т.е. правильно, если задача увеличивает функционал сотрудника.

Если одна и та же задача ставится с определенной периодичностью, то её следует перевести в стандартный функционал.
Установить срок выполнения задачи:
Задача обязательно должна содержать срок выполнения.
Постановщик задачи, в дальнейшем, контролирует своевременное выполнение.

Поставить задачу:
Постановщик задачи ставит задачу Исполнителю любым удобным для него способом.

ВАЖНО: задача должна быть занесена в CRM-систему, но ответственным за внесение задачи в CRM является Исполнитель.

Постановщик может сразу поставить задачу через CRM, а может любым другим, удобным для него способом.
Принять поставленную задачу:
Исполнитель через CRM-систему уведомляет Постановщика о принятии задачи.

Ответственным за внесении задачи в CRM является Исполнитель. Исполнитель анализирует формулировку и результат выполнения задачи.
ВАЖНО: Исполнитель не принимает задачи, которые не понимает.

Исполнитель оценивает сроки выполнения задачи. Если Постановщик не установил срок выполнения задачи, то Исполнитель при принятии сам определяет срок и согласует его с Постановщиком.
ВАЖНО: при принятии задачи Исполнитель не может самостоятельно перенести или отменить сроки выполнения задачи.

Уточнить формулировку задачи:
Если Исполнитель не понимает формулировки задачи, то задает вопрос Постановщику:
"Правильно я вас понял, что...".

Аргументировать затруднения по своевременному выполнению задачи:
Если Исполнитель понимает, что не может выполнить задачу в срок (или вообще не может выполнить задачу), то сообщает об этом Постановщику.

ВАЖНО: Исполнитель аргументирует свои затруднения, сообщает о необходимости дополнительных ресурсов (знания, квалификация, время,...).
ВАЖНО: Исполнитель предлагает альтернативные варианты выполнения задачи.
Выполнить поставленную задачу:

Исполнитель ежедневно актуализирует данные о выполнении задачи, вносит комментарий, на какой стадии выполнения находится задача.
Отвечает на 3 вопроса:
- что я сделал вчера?
- что я планирую сделать сегодня?
- чем мне нужно помочь.

Исполнитель является ответственным за просрочку выполнения задачи. Если Исполнитель понимает, что не успевает своевременно выполнить задачу, то сообщает Постановщику и предлагает варианты изменения приоритетов. Изменить срок выполнения задачи может только Постановщик.
ВАЖНО: нельзя переносить сроки выполнения задачи менее чем за 3 дня до окончания срока.
Проконтролировать выполнение промежуточных результатов задачи:

Постановщик ежедневно контролирует промежуточные результаты выполнения задач, проводит 15-минутные собрания. Расставляет приоритеты.

Если поступает дополнительный комментарий или запрос на перенос срока, то Постановщик обязуется отреагировать в течение 8 рабочих часов.
ВАЖНО: Постановщик реагирует на все случаи неактуализированных и просроченных задач.

Принять выполненную задачу:

Постановщик отмечает в CRM-системе принятие задачи.
Постановщик контролирует фиксацию информации о своевременном выполнении задачи для занесения в "Рейтинг исполнительности".
Для адаптации и внедрения бизнес-процесса в Вашей организации оставьте заявку любым удобным способом.
Соберем проблематику, разработаем решения, сформируем пакет регламентов для каждой должности, подготовим техническое задание для автоматизации бизнес-процесса.