Вы - самое слабое звено! Прощайте!

Производительность любой системы зависит от производительности ее самого слабого элемента. Чтобы усилить систему, надо найти и усилить самое слабое звено.

Руководитель организации создает инфраструктуру. Т.е. обеспечивает работу комплекса взаимосвязанных элементов, которые составляют основу системы. Непонимание этих элементов (или неправильное их выделение) приводит к регулярным провалам. Система получает дыры, через которые утекает энергия, время, деньги, тормозится развитие. Эти дыры чаще всего называют "узким горлышком" или "слабым звеном".

Попробуйте определить свое самое узкое/слабое.

Разберем эти взаимосвязанные элементы инфраструктуры (их 9).

Первое: люди. Бизнес, в первую очередь, это люди. Правильные люди, на правильном месте. Элемент называется оргструктура.

Второй элемент: процессы. Содержит выполняемый функционал и бизнес-процессы. Кто, когда, что, как, зачем, как долго выполняет.

Третий элемент: информационные потоки (документы). Содержит понимание кто от кого какие данные в каком виде получает и кому какие данные в каком виде передает.

Четвертый элемент: проекты. Группирует отдельные сущности для учета в рамках определенных проектов (например, заказы или направления деятельности,...)

Пятый элемент: финансы. Содержит экономические данные.

Шестой элемент: товарно-материальные ценности (ТМЦ). Содержит информацию о товарах, материалах, оборудовании. Где, что, сколько, кем и как используется.

Седьмой элемент: объекты инженерно-технической инфраструктуры (ОИТИ). Это иерархия физических объектов. Компания рабивается на: офисы, склады, стеллажи, полки, ячейки,... В связке с ТМЦ обозначает адресное хранение товара. В связке с оргструктурой обозначает рабочие места. В связке с проектами - адрес выполнения проекта. И т.д.

Восьмой элемент: IT-инфраструктура. Содержит данные, какие инфомационные системы используются, в каких процессах, какие документы формируются. Как взаимодействуют IT-системы между собой.

Девятый элемент: результаты деятельности (система целей и показателей). Отвечает на вопрос чем отличается хороший результат от плохого. Формируется в виде отчетов, дашбордов, kpi.

Это фундаментальные элементы, которые составляют инфраструктуру организации. А как понять, что является вашей сильной стороной, а что "узким горлышком"?

Ответ: если я это измеряю, значит я на это влияю.
Надо ответить себе на вопрос "есть у меня понятная информация по этим элементам или нет? Я могу быстро получить отчет?".

Выпишите себе эти 9 элементов. Отметьте по 5-ти бальной шкале, как легко вы можете собрать по ним данные. Если можете просто выгрузить отчет, то 5. Если для получения отчета надо напрячь сотрудника и подождать, пока соберет, то 3. Если необходимо пригласить внешних экспертов, чтобы собрать данные, то 1 (это самое слабое звено).

Например, отчет по первому элементу, по оргструктуре. Выбираем конкретного сотрудника, оцениваем взаимосвязи за конкретный период:
- по процессам: когда какие процессы выполнял, сколько времени на это потратил;
- по документам: когда от кого какие данные получал и кому что когда передавал;
- по проектам: в каких проектах когда в каком виде участвовал;
- по финансам: сколько денег от кого получал, кому передавал, за что;
- по ТМЦ: сколько ТМЦ на руках, от кого получал, кому передавал, за что;
- по ОИТИ: где рабочее место;
- по IT: с какими ПО работает, в каких процессах, с какими документами;
- по результатам: результаты деятельности за период.

Если построите такую систему, в которой сможете легко собирать данные по всем 9 взаимосвязанным элементам, то получите самую эффективную систему управления.

Слабые места, с которыми мы чаще всего встречаемся в проектах - это процессы и IT.
Например, по процессам, мало кто из руководителей может ответить на вопрос "кто когда что делал, сколько времени, средств на это потратил". Системы не выдают такой информации по деятельности, не предоставляют отчета "как было". Хотя есть достаточно простое и эффективное решение.

По IT-системам также, чаще всего, мы видим клубок перепутанных нитей взаимосвязанных ПО, но где какие данные в каких справочниках хранятся и как взаимодействуют - информацию собрать - та еще задача. "Как-то это работает, а как, никто объяснить не может" - таков наиболее частый ответ. Единой картины нет, надо клубок распутывать.

Есть довольно простое и эффективное решение по структуризации и сбору таких данных. Актуально?